Archivar correos en Gmail para conseguir el Inbox Zero

En este artículo te explico porqué debes usar la opción de archivar en Gmail para organizar mejor tu correo electrónico.

A la hora de organizar nuestra bandeja de entrada del email para conseguir el deseado Inbox Zero, aprender a usar la función de «Archivar» es esencial.

Pero antes de ponernos en materia, ¿qué es el Inbox Zero?

Inbox Zero en productividad

El Inbox Zero es simplemente conseguir dejar nuestra bandeja de entrada sin ningún correo electrónico por revisar o tratar.

También hay que decir que no es necesario mantener la bandeja de entrada a cero todo el rato. Dependiendo del número de emails que recibamos a lo largo del día, mantener un Inbox Zero puede suceder una vez al día o incluso, una vez a la semana.

Desde mi punto de vista, más importante que tener la bandeja de entrada completamente a cero es tener un control absoluto de ella y saber si esos correos que tenemos ahí se deben contestar o tratar en un momento dado.

Desgraciadamente, en ocasiones me he encontrado con clientes que en su bandeja de entrada tenían más de 2000 mensajes de correo electrónico, de los cuales, un porcentaje muy alto estaban sin leer. Así es imposible llevar un control del correo electrónico.

Importante aclarar que cuando me refiero a mensajes en la bandeja de entrada, me refiero a todos los mensajes que tenemos en «Recibidos». Por eso, primero deberías organizar tu bandeja de entrada de gmail de forma que veas todos los mensajes en una sola lista.

Cómo tratar los correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada

Cuando recibimos un correo electrónico podemos hacer varias cosas con el, a saber:

  • Contestar. Ya sea en ese momento porque la respuesta es rápida o cuando llegue la hora de revisar nuestro email.
  • Posponer. Para leerlo o contestarlo más tarde.
  • Reenviar. Si queremos que otra persona esté al tanto de ese email o lo queremos comentar con alguien.
  • Eliminar. Si es un email que no nos interesa o lo consideramos spam, simplemente, bórralo.
  • Archivar. En el caso que sea un email que queremos conservar, pero no tenemos que hacer nada más con el.
Archivar correos electrónicos en gmail
Archivar correos electrónicos en gmail

Cómo recuperar un correo electrónico que hemos archivado

Cuando archivamos un correo electrónico lo podemos encontrar en la carpeta «Todos» de Gmail. Además, si le hemos asignado otra etiqueta, lo encontraremos también en esa carpeta.

Gmail no usa el modelo de carpetas separadas, si no que usa el modelo de etiquetas. Es decir, puedes asignar a un email varias etiquetas por lo que no solo lo encontrarás en la carpeta «Todos», si no también en las carpetas de dichas etiquetas asignadas.

Carpeta o etiqueta TODOS en gmail
Carpeta o etiqueta TODOS en gmail

De todas formas, la manera más sencilla y rápida de encontrar un correo electrónico es usar el buscador de Gmail. Puedes buscarlo por el email del destinatario o receptor, una palabra clave, fecha, etc.

Normalmente, en mi caso, suelo buscar el correo por el email de la persona con la que estoy hablando o, en caso que no lo encuentre, por una palabra clave que se que usamos en dicha conversación. Por eso es muy importante usar el asunto del correo electrónico de forma correcta.

Conclusión

No vale de nada mantener un correo electrónico en la carpeta de «Recibidos» a no ser que queramos hacer uso de él en un período corto de tiempo, ya sea contestar o volver a leerlo.

Es por eso que si queremos conservar un correo electrónico, pero consideramos que no debemos hacer nada más con él, lo mejor es archivarlo. También tenemos la opción de asignarle una etiqueta para poder localizarlo con más facilidad en un futuro, aunque no lo considero necesario, ya que el propio buscador de gmail es muy bueno en este aspecto.

Recuerda que los emails que archivas no se eliminan ni se pierden. Se quedan en la carpeta de «Todos» hasta que lo eliminemos.

Para terminar te propongo que me cuentes cuantos correos electrónicos tienes en la carpeta de «Recibidos» (leídos y no leídos) y en caso que tengas más de 100, empieces a archivar todos aquellos que quieras conservar.

Si necesitas ayuda con la organización de tu correo electrónico o gestión de tu agenda, puedes contratar una consultoría personalizada conmigo.

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